Politique de confidentialité

La présente Politique de traitement des données personnelles vise à encadrer les traitements de données personnelles mis en oeuvre sur le site https://fondation.unistra.fr (ci-après le “Site”), notamment à l’occasion de la connexion, de la navigation, de la prise de contact ainsi que de l’utilisation de tout ou partie des services proposés sur le Site.

En tant que responsable de traitement, la Fondation de l’Université et des Hôpitaux Universitaires de Strasbourg veille au respect de l’application de la loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, ainsi que du Règlement (UE) 2016/679 (Règlement Général relatif à la Protection des Données personnelles, ci-après “RGPD”) et plus généralement, de toute réglementation française et européenne relative à la protection des données personnelles.

Le RGPD est un texte de référence en matière de protection des données, ayant pour objectif de renforcer la protection des données des individus au sein de l’Union européenne et de l’Espace économique européen. Celui-ci définit la donnée personnelle comme “toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable”. A titre d’exemple, une donnée personnelle peut être le nom, le prénom ou le numéro de téléphone d’un individu mais également sa profession ou l’adresse IP de son ordinateur.

Qui est responsable du traitement de vos données ?

Identification de la Fondation, agissant respectivement en tant que Responsable de traitement ou Sous-traitant :

Fondation de l’Université et des Hôpitaux Universitaires de Strasbourg, Fondation de coopération scientifique, créée par décret du 4 mai 2012 paru en date du 6 mai 2012 au journal officiel

Immatriculée sous le numéro SIRET : 75382671800011

Domiciliée au : 4 rue Marie Hamm, Bâtiment La Pagode 67000 Strasbourg

Siège social : 4 rue Marie Hamm, Bâtiment La Pagode 67000 Strasbourg

La Fondation agit en qualité de Responsable de traitement, pour les données relatives à la connexion, la navigation, l’utilisation de tout ou partie des services proposés sur le Site, ainsi qu’à toutes formes de prise de contact, notamment dans le cadre de demandes d’informations, à l’exception du formulaire de don consultable via le lie suivant : https://soutenir.hus.unistra.fr/unistra (ci-après le « Formulaire de don »).

Par ailleurs, la Fondation intervient également en qualité de Sous-traitant pour le compte de l’organisme destinataire des éventuels dons, agissant lui-même en qualité de Responsable de traitement, pour les données renseignées par l’utilisateur à l’occasion de la transmission du Formulaire de don.

De plus, la gestion du Formulaire de dons ainsi que la collecte des informations renseignées par l’intermédiaire de celui-ci est confiée à la société Eudonet SAS, Immeuble Smartpark, 11 avenue Dubonnet 92400 Courbevoie, France, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 531 852 580, agissant elle-même en tant que Sous-traitant ultérieur de la Fondation, ainsi que de l’organisme destinataire des éventuels dons.

La liste des différents organismes, agissants en tant que Responsables de traitement, et habilités à recevoir des dons par l’intermédiaire de la Fondation est disponible via le lien suivant : https://fondation.hus.unistra.fr/infos-fondateurs-partenaires/

En tout état de cause, la Fondation atteste traiter les données des utilisateurs dans le respect de l’article 28 du RGPD et notamment sur instruction du responsable de traitement ainsi que dans le cadre de mesures techniques et organisationnelles garantissant la sécurité du traitement.

Quelles catégories de données sont collectées ?

A l’occasion de votre utilisation du Site, la Fondation est amenée à collecter certaines données personnelles, directement auprès de vous-même ou par l’intermédiaire de tiers, telles que :

Données d’identification: *Nom, Prénom, civilité, photographie si pertinent et éventuellement copie d’une pièce d’identité, notamment dans le cadre d’une demande d’exercice de droits
Données relatives à la vie professionnelle : *adresse électronique, adresse postale, et numéro de téléphone professionnels, données d’identification de l’employeur, organigramme de la société, poste, service, fonction
Données d’ordre économique et financier : RIB, factures, ordres de paiement, remises et ristournes, échéanciers de paiement
Données de transaction et de paiement : date et heure du don, montant du don, coordonnées bancaires
Données relatives à la relation commerciale et à la prospection : besoins spécifiques des clients, demandes d’information et/ou de documentation, date et horaire de rendez-vous, données relatives aux demandes d’exercice de droits
Données de connexion et de navigation : accusés de réception du formulaire de contact, et plus généralement toutes données relatives aux demandes de connexion, ainsi qu’à l’usage et à la navigation sur le Site, telles que la date, l

* Les données personnelles dont la fourniture est obligatoire sont indiquées dans la présente Politique de traitement, ainsi que sur le Site lui-même, par un astérisque. Toutes les données ne présentant pas un tel astérisque sont considérées comme étant facultatives, et leur fourniture est donc laissée à votre entière discrétion.

L’absence de fourniture de données indiquées comme obligatoires entraînera, le cas échéant, l’impossibilité pour la Fondation de traiter votre demande, et/ou l’impossibilité pour la Fondation de transmettre votre don à l’organisme choisi. Le cas échéant, le Formulaire de don ne sera pas transmis et aucune somme ne sera débitée de votre compte bancaire.

Pour toutes demandes émises par l’intermédiaire du formulaire de contact, un champ libre est mis à votre disposition afin de vous permettre de préciser votre demande, et de fournir toutes informations que vous estimeriez pertinentes. Toute validation du formulaire de contact qui ne serait pas accompagnée d’un tel message écrit ne pourra être transmise à la Fondation, qui ne sera donc pas en mesure de donner suite à votre demande.

Après réception de votre demande, la Fondation s’engagera à faire ses meilleurs efforts pour étudier celle-ci dans les plus brefs délais, avant de décider ou non d’y apporter une réponse. Cette faculté de réponse étant laissée à l’entière discrétion de la Fondation, une éventuelle absence de réponse aux demandes émises par l’intermédiaire du formulaire de contact ne pourrait en aucun cas engager sa responsabilité.

Pour tous dons transmis par l’intermédiaire du Formulaire de don, un champ libre est laissé à la disposition des donateurs, afin que ceux-ci puissent accompagner leur don de tous commentaires qu’ils jugeraient pertinents. Cependant, l’utilisation de ce champ libre est optionnelle et laissée à l’entière discrétion des donateurs, qui demeurent libres de le remplir ou non.

Attention : La Fondation attire votre attention sur le fait que toutes demandes émises par l’intermédiaire du champ libre présent sur le formulaire de contact, ainsi que sur le Formulaire de don est susceptible de contenir plusieurs informations pouvant être considérées comme des données personnelles vous concernant. En fonction des spécificités de votre demande, ces données personnelles pourraient ne pas être mentionnées dans les catégories ci-dessus. En validant le formulaire de contact, vous reconnaissez avoir dûment été informé de leur traitement par la Fondation, par la société Eudonet et/ou par l’organisme destinataire de votre don, aux fins de répondre à votre demande, ou aux fins de transmission de votre don à l’organisme choisi, et acceptez de ne pas vous opposer à un tel traitement.

Quelles sont les finalités des traitements et les bases légales qui leur sont applicables ?

Lorsque la Fondation agit en tant que Responsable de traitement

Les traitements mis en œuvre par la Fondation s’inscrivent dans le cadre, selon les cas, (i) de l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, (ii) du respect d’une obligation légale ou réglementaire ou encore (iii) de l’intérêt légitime poursuivi par la Fondation.

Dans le respect des principes de proportionnalité et de minimisation du RGPD, seules les données nécessaires et pertinentes au regard des finalités poursuivies sont collectées. A ce titre, la Fondation s’engage à ne recueillir que les données strictement nécessaires à la finalité des traitements mis en œuvre.

Lorsque les traitements mis en œuvre par la Fondation ont pour base légale l’intérêt légitime, la Fondation atteste avoir dûment mis en balance son intérêt à mettre en œuvre les traitements concernés, ainsi que votre intérêt à ne pas faire l’objet de tels traitement, notamment pour des raisons tenant au respect de votre vie privée.

Cependant, à l’issue de cette mise en balance, la Fondation a jugé légitime de faire prévaloir son intérêt à réaliser ces traitement, notamment en ce qu’un intérêt impérieux l’obligeait à les réaliser et/ou en ce que les traitements concernés présentaient suffisamment de garanties de protection de vos droits et libertés fondamentales.

Pour plus d’information concernant la réalisation, les modalités et les conditions de ce test de proportionnalité, vous pouvez contacter la Fondation en réalisant une demande d’exercice de droits, dans les conditions détaillées plus loin, et en précisant que l’objet de votre demande porte sur ce test de proportionnalité.

Les finalités des traitements mis en oeuvre par la Fondation, ainsi que les bases légales qui leurs sont applicables, sont réunies dans le tableau ci-dessous :

Finalité du traitement	Base légale applicable
Gestion, suivi et traitement des contrats avec les prestataires	Exécution d’obligations précontractuelles et contractuelles incombant à Fondation, dans le cadre de son activité.
Gestion des partenariats	Intérêt légitime, aux fins de créer ou de développer une relation avec des partenaires actuels, éventuels ou futurs (notamment les organismes publics et privés, les consultants, etc.).
Gestion des demandes d’information relatives aux missions de la Fondation, évènements, campagnes et actions de la Fondation	Intérêt légitime, afin de répondre aux demandes des clients et des prospects, notamment à toutes demandes transmises par l’intermédiaire du formulaire de contact et/ou dans le but de promouvoir tout ou partie des missions de la Fondation
Gestion des actions de communication	Intérêt légitime, à des fins de communication et d’amélioration des missions/actions proposées.
Gestion et sécurisation du Site	Intérêt légitime, aux fins de proposer une navigation optimale aux utilisateurs du Site et une sécurisation de leurs données de connexion.
Gestion administrative et comptable	Respect d’une obligation légale ou réglementaire, notamment en matière de facturation et de tenue de la comptabilité.
Gestion des demandes d’exercice de droits	Respect d’une obligation légale ou réglementaire, aux fins de permettre aux utilisateurs du Site d’exercer leurs droits sur leurs données personnelles.
Archivage : obligation légale	Respect d’une obligation légale ou réglementaire, imposant à la Fondation la conservation de certaines données personnelles collectées par l’intermédiaire du Site.
Archivage : à titre probatoire	Intérêt légitime, conservation de certaines données à des fins probatoires dans le cadre d’une éventuelle action contentieuse ou précontentieuse à l’origine ou à l’encontre de la Fondation.

Lorsque la Fondation agit en tant que Sous-traitant

Finalité du traitement	Base légale applicable
Gestion et suivi de la relation donateurs, relances, suivi des dons périodiques, informations relatives à l’utilisation des dons	Le choix de la base légale incombant au Responsable de traitement, les donateurs sont invités à contacter l’organisme destinataire de leur don, ou à transmettre à la Fondation leur demande d’information
Collecte et gestion de l’affectation des dons aux fonds et/ou organismes concernés	Le choix de la base légale incombant au Responsable de traitement, les donateurs sont invités à contacter l’organisme destinataire de leur don, ou à transmettre à la Fondation leur demande d’information
Gestion et suivi des obligations fiscales et comptables, notamment déclaratives	Le choix de la base légale incombant au Responsable de traitement, les donateurs sont invités à contacter l’organisme destinataire de leur don, ou à transmettre à la Fondation leur demande d’information
Gestion et envoi des lettres et bulletins d’information	Le choix de la base légale incombant au Responsable de traitement, les donateurs sont invités à contacter l’organisme destinataire de leur don, ou à transmettre à la Fondation leur demande d’information
Gestion et maintenance de la base de données et de l’extranet de la Fondation	Le choix de la base légale incombant au Responsable de traitement, les donateurs sont invités à contacter l’organisme destinataire de leur don, ou à transmettre à la Fondation leur demande d’information

Quels sont les destinataires de vos données à caractère personnel ?

A l’occasion de la collecte de vos données personnelles par la Fondation, et/ou par son Sous-traitant ultérieur celles-ci peuvent être traitées par le personnel des différents services internes de la Fondation, de son Sous-traitant ultérieur et/ou de l’organisme destinataire de votre don, dans la limite de leurs attributions respectives, afin de réaliser les finalités citées dans la présente Politique de traitement.

Néanmoins, la Fondation peut être amenée à communiquer certaines de vos données personnelles au Responsable de traitement, à des tiers autorisés, des prestataires de services externes, des partenaires juridiques et commerciaux ainsi qu’à des sous-traitants ainsi qu’à des sous-traitants ultérieurs, agissant pour le compte et sur instruction de la Fondation, ou de l’organisme destinataire de votre don. De plus, vos données personnelles pourront également être transmises aux autorités administratives et judiciaires compétentes, notamment dans le cadre de réquisitions judiciaires.

Lorsque vos données personnelles sont transmises à des tiers, et notamment à la société Google, la Fondation atteste faire ses meilleurs efforts afin de s’assurer que les tiers destinataires traiteront vos données personnelles conformément aux exigences relatives aux normes françaises et européennes de protection des données personnelles, sans toutefois que d’éventuels manquement de la part de ceux-ci ne puissent être directement ou indirectement imputables à la Fondation.

A ce titre, la Fondation veillera à ce que des mesures de protection adéquates soient mises en place à l’occasion de ces transferts, conformément à la Loi Informatique et Libertés et aux articles 46 et 49 du RGPD, notamment par l’utilisation des clauses contractuelles types de sous-traitance de la Commission européenne, lorsque ces transferts de données sont à destination de sous-traitants de données personnelles, au sens du RGPD.

En tout état de cause, l’accès par ces destinataires à vos données personnelles demeurera limité aux catégories de données qui leurs sont strictement nécessaires, pour l’exercice de leurs missions.

Vos données personnelles sont-elles transférées hors de l’Union européenne ?

Dans le cadre de la collecte de vos données par l’intermédiaire de certains cookies déposés sur le Site (notamment Google Analytics), vos données sont susceptibles d’être transférées hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, et notamment vers les Etats-Unis.

Le cas échéant, ces transferts sont encadrés par l’une des garanties appropriées visées au Chapitre V du RGPD, et en l’espèce par la décision d’adéquation de la Commission européenne relative aux transferts de données entre l’Union européenne et les Etats-Unis, ou Data Privacy Framework, dont la société Google est signataire, telle que l’atteste sa présence au sein de le liste publiée sur le site de la Federal Trade Commission états-unienne, consultable via le lien ci-après : https://www.dataprivacyframework.gov/list.

Aucune autre donnée ne sera transmise hors de l’Union Européenne (UE) ou de l’Espace Économique Européen (EEE), et aucune autre donnée ne sera transmise à d’autres destinataires sans votre consentement explicite et préalable.

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Une fois collectées, vos données personnelles seront conservée selon les durées suivantes, lorsque la Fondation agit en tant que Responsable de traitement :

Pour la gestion des prestataires : cinq (5) ans en base active, à compter de la fin de la relation commerciale.
Pour la gestion des partenaires : trois (3) ans en base active, à compter de la collecte des données ou du dernier contact.
Pour la gestion des demandes d’informations sur nos missions, évènements, nos campagnes, nos actions : la durée nécessaire à la réalisation de la demande.
Pour la gestion des prospects et des actions de communication : trois (3) ans en base active, à compter de la collecte des données ou du dernier contact.
Pour les demandes de devis n’aboutissant pas à la conclusion d’un contrat : le temps nécessaire à l’étude et au suivi de la demande, ainsi qu’une (1) année en base active après la clôture de cette demande.
Pour la gestion et la sécurisation du Site, la gestion administrative et comptable, ainsi que pour la réception et le traitement des demandes d’exercice de droits : conservation jusqu’à la réalisation de la finalité recherchée (ex : réception du règlement complet après facturation, transmission des pièces et documents comptables, réponse définitive à la demande d’exercice de droits), puis passage en archivage intermédiaire ou destruction.

Lorsque la Fondation agit en tant que Sous-traitant, pour les données collectées par l’intermédiaire du Formulaire de don, le choix des durées de conservation applicables incombe au Responsable de traitement, soit à l’organisme destinataire de votre don. A ce titre, et pour toutes informations relatives aux durées de conservation applicables, nous vous invitons à contacter directement l’organisme destinataire, ou à nous transmettre votre demande d’information, afin que nous puissions faire parvenir celle-ci à l’organisme concerné.

Une fois les durées précitées atteintes, vos données seront conservées en base intermédiaire, sous forme d’archivage, pour une durée conforme à celles des dispositions légales qui leur sont applicables et/ou conservées à titre probatoire. Dans cette dernière hypothèse, vos données seront conservées pour une durée égale à celle relative aux règles de prescription qui leurs sont applicables. Dans le cas où un tel archivage ne serait pas nécessaire, ou à l’expiration des délais susmentionnés, vos données personnelles seront supprimées.

Quels sont vos droits sur les données personnelles traitées ?

En application de la loi Informatique et Libertés ainsi que du RGPD, vous disposez de plusieurs droits dont vous pouvez vous prévaloir à tout moment:

Retrait du consentement : ce droit permet de retirer son consentement à condition que celui-ci soit la base légale utilisée pour la collecte de vos données (article 7.3 du RGPD).
Droit d’accès : ce droit vous permet de connaître quelles ont été les données traitées et d’en recevoir une copie, envoyée à l’adresse électronique de votre choix (article 15 du RGPD)
Droit de rectification : ce droit vous permet de corriger les informations inexactes ou incomplètes vous concernant (article 16 du RGPD)
Droit à l’effacement : ce droit permet de demander l’effacement des données vous concernant (article 17 du RGPD)
Droit à la limitation des traitements de vos données : ce droit permet, sous certaines conditions, de demander la suspension provisoire de tout ou partie des traitements mis en oeuvre sur vos données (article 18 du RGPD)
Droit à la portabilité : ce droit vous permet, sous certaines conditions, de demander la récupération de vos données ou leur transmission à un tiers (article 20 du RGPD)
Droit d’opposition au traitement de vos données : ce droit vous permet de refuser l’utilisation de vos données : (i) lorsque ces traitements ont pour base légale l’intérêt légitime du Responsable de traitement, (ii) si vous disposez d’un motif légitime de refuser ces traitements et (iii) si aucun motifs impérieux et légitimes n’imposent au Responsable de traitement de poursuivre le traitement de vos données (article 21 du RGPD)

De plus, vous avez le droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. Pour plus d’informations sur les droits, vous pouvez consulter le site de la Commission nationale de l’information et des libertés (CNIL).

Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez faire valoir vos droits :

fondation@unistra.fr

ET/OU

par voie postale : 2 rue Marie Hamm, Bâtiment eXplora / Nextmed, 67000 Strasbourg.

Par ailleurs, vous pouvez consulter le site Internet de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) si vous souhaitez obtenir davantage d’informations sur l’étendue de vos droits (https://cnil.fr).

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL, en écrivant au : CNIL – Service des Plaintes – 3 Place de Fontenoy – TSA 90715, 75007 Paris.

Quelles sont les mesures de sécurité mises en place pour protéger vos données?

Afin de sécuriser vos données, notamment contre la destruction et l’altération de celles-ci, ainsi que contre les accès non autorisés, la Fondation met en oeuvre un certain nombre de mesures visant à assurer la sécurité du Site, notamment l’utilisation du certificat SSL, matérialisé par l’adresse https du Site. De plus, les comptes administrateurs permettant l’accès au Site sont sécurisés par mot de passe, seul le service interne à la Fondation dispose de ces accès. Par ailleurs, afin de renforcer la sécurité et les performances du Site, les mises à jour sont réalisées automatiquement et dans certains cas, manuellement.